Sử dụng Breakout Rooms chia phòng theo nhóm trong cuộc họp Teams –

Tính năng Phòng đột phá cho phép bạn chia phòng để tạo các cuộc họp bổ sung trong các cuộc họp Nhóm để các nhóm nhỏ người tham gia cộng tác và thảo luận. Bạn có thể tạo tối đa 50 phòng họp nhóm cho một cuộc họp.

Trong tất cả các cuộc họp, trừ những cuộc họp nhỏ nhất, rất khó để có những cuộc thảo luận cởi mở và trao đổi ý kiến ​​hiệu quả. Tạo phòng nhóm để chia người tham gia thành các nhóm nhỏ để thảo luận và trao đổi sôi nổi.

Bạn Đang Xem: Sử dụng Breakout Rooms chia phòng theo nhóm trong cuộc họp Teams –

Tính năng Breakout Rooms chia phòng trong Microsoft Teams

Microsoft Teams đã phát hành Phòng nghỉ giải lao vào năm 2020, về cơ bản cho phép người tổ chức cuộc họp tạo các phòng khác nhau để người tham gia khuyến khích động não và thảo luận trước khi chia sẻ chúng với những người khác.

Giờ đây, Microsoft có kế hoạch tận dụng sức mạnh của phòng họp nhóm bằng cách bổ sung hỗ trợ cho bộ hẹn giờ, lưu phòng và chỉ định lại người tham dự.

Như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình ở trên, Microsoft đang thêm hỗ trợ đặt giới hạn thời gian, điều này sẽ cho phép bạn đặt bộ hẹn giờ cho các phòng nhóm từ Cài đặt. Phiên sẽ tự động kết thúc và các phòng sẽ đóng khi hết thời gian đã lên lịch và người dùng sẽ được chuyển hướng trở lại cuộc họp chính.

Sự bổ sung mới thứ hai cho các phòng nghỉ là “Lưu bài tập phòng”. Đúng như tên gọi, tính năng này sẽ cung cấp cho bạn các tính năng quản lý để lưu cấu hình và chỉ định phòng trong nhiều phiên.

Ngoài hai tính năng mới này, Microsoft Teams cũng sẽ cho phép bạn thay đổi phòng thành viên ngay khi phòng được mở.

Tạo phòng nhóm

1. Bắt đầu một cuộc họp.
2. Trên bảng điều khiển cuộc họp, hãy chọn Phòng được chia thành các nhóm

3. Chọn số lượng phòng bạn muốn (tối đa 50 phòng) và quyết định rằng bạn muốn Teams chỉ định người vào các phòng (tự động) hoặc bạn muốn tự chọn người cho từng phòng (Tự lập).

4. Chọn tạo phòng.

Chỉ định mọi người vào phòng nhóm theo cách thủ công

Nếu bạn chọn tự động Trong quá trình trước đó, các thành viên sẽ được chỉ định vào một phòng được nhóm ngay khi bạn mở phòng. Nếu bạn chọn Tự lậpThực hiện theo các bước sau.

Ghi chú: Hiện tại, không thể chỉ định những người tham gia cuộc họp thông qua thiết bị PSTN hoặc Teams cho một phòng. Bạn phải sử dụng phòng họp chính làm phòng nhóm cho những người này.

1. lựa chọn Chỉ định thành viên.
2. Chọn những người sẽ chia sẻ phòng nhóm bằng cách chọn hộp bên cạnh tên của mọi người.

3. Chọn chấmvà sau đó chọn phòng cho những người đó.

4. Lặp lại bước 2 và 3 cho đến khi mọi người được chỉ định một phòng.

Đổi tên một phòng được chia thành một nhóm

Xem Thêm : Review điện thoại Apple iPhone 11: Chiếc Táo thực dụng đáng tiền

Nếu muốn, bạn có thể đổi tên từng phòng để đại diện cho nhóm người trong đó, nội dung họ sẽ thảo luận hoặc bất kỳ thứ gì.

1. Chỉ vào một phòng, chọn Lựa chọn khác sau đó Đổi tên phòng.
2. Nhập tên mới và chọn Đổi tên phòng.

Đặt giới hạn thời gian cho các phiên nhóm trong phòng

Khi bạn đặt giới hạn thời gian, mỗi phòng được nhóm sẽ hiển thị đồng hồ hẹn giờ để cho người tham gia biết khi nào phiên kết thúc. Khi hết thời gian, phòng nhóm sẽ đóng lại và các thành viên sẽ trở về phòng chính.

Ghi chú: Nếu bạn tắt chế độ cài đặt Tự động di chuyển người để mở phòngngười tham gia có thể quay lại phòng họp chính hoặc rời khỏi cuộc họp khi hết thời gian.

1. lựa chọn Lựa chọn khác ở đầu cửa sổ phòng nhóm, sau đó chọn cài đặt phòng.
2. lựa chọn Đặt giới hạn thời gianrồi chọn mũi tên xuống và thời lượng phiên.
3. lựa chọn Tham số để quay lại cửa sổ Phòng nhóm chính.

Bắt đầu sử dụng phòng đột phá cho phòng nhóm

Theo mặc định, những người tham gia cuộc họp sẽ được chuyển đến phòng họp đã chỉ định ngay khi bạn mở phòng nhưng bạn có thể tắt cài đặt này.

• Để mở tất cả các phòng cùng một lúc, hãy chọn Bắt đầu một phòng họp.
• Để mở một phòng riêng, chọn Lựa chọn khác bên cạnh phòng, sau đó chọn mở phòng.

Bạn có thể mở và đóng phòng nhóm nhiều lần trong cuộc họp.

Tương tác với những người tham dự trong một phòng nhóm

Với tư cách là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể tham gia bất kỳ phòng được nhóm nào, tham gia bất kỳ cuộc trò chuyện nào diễn ra trong phòng và gửi thông báo cho mọi người.

Tham gia phòng nhóm

• lựa chọn Lựa chọn khác bên cạnh phòng và sau đó chọn tham gia phòng.

Để rời khỏi phòng, hãy chọn Trở lại.

Gửi thông báo đến tất cả các phòng được chia thành các nhóm

Ví dụ: bạn có thể gửi thông báo để cập nhật thời gian hoặc chia sẻ lời nhắc thảo luận.

1. lựa chọn Lựa chọn khác ở đầu cửa sổ phòng nhóm, sau đó chọn gửi thông báo.

1. Nhập tin nhắn của bạn, sau đó chọn Gửi.

Những người tham gia sẽ nhận được thông báo trong cuộc trò chuyện cuộc họp để kiểm tra thông báo của bạn.

Giao tiếp trong phòng nhóm

Mỗi phòng được nhóm đều có chức năng trò chuyện và tất cả các cuộc trò chuyện đều có sẵn trong danh sách. Cuộc nói chuyện chính trong Đội.

Tại đây bạn có thể trò chuyện với các thành viên của bất kỳ phòng được nhóm nào.

Khi bạn đã tham gia phòng nhóm, bạn cũng có thể chọn Trò chuyện trong một phòng để trò chuyện với mọi người trong phòng đó.

Ghi chú: Khi một phòng nhóm đóng lại, cuộc trò chuyện trong phòng sẽ bị chấm dứt và không thể tiếp tục được nữa. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể xem lịch sử trò chuyện và mọi tệp được chia sẻ.

Đóng phòng nhóm

Khi bạn đóng phòng nhóm, người tham gia sẽ trở lại phòng họp chính.

Xem Thêm : Cách chặn quảng cáo triệt để trên trình duyệt Cốc Cốc, Chrome, Firefox

Ghi chú: Nếu bạn tắt chế độ cài đặt Tự động di chuyển người để mở phòngngười tham gia có thể quay lại cuộc họp chính hoặc rời khỏi cuộc họp khi hết phòng.

Cách đóng cửa mọi phòng họp

• lựa chọn Lựa chọn khác bên cạnh phòng, sau đó chọn đóng cửa phòng.

Cách phù hợp để có tất cả các phòng họp cùng một lúc

Bạn sẽ biết rằng phòng đã được đóng thành công khi trạng thái của nó chuyển thành “Đã đóng”.

Khi mọi người trở về từ phòng nhóm và bạn đã sẵn sàng tham gia cuộc họp với một nhóm lớn hơn, hãy chọn Tiếp tục.

Phòng nghỉ Chia phòng cho các cuộc họp định kỳ

Trừ khi người tổ chức hủy chỉ định mọi người khỏi phòng nhóm theo cách thủ công, việc chỉ định phòng và chỉ định phòng sẽ vẫn giữ nguyên cho cuộc họp tiếp theo.

Sự lựa chọn khác

Vô hiệu hóa quyền truy cập tự động vào phòng nhóm

Theo mặc định, các thành viên sẽ tự động được chuyển đến một phòng được nhóm ngay khi nó mở. Khi bạn tắt tùy chọn này, những người tham dự sẽ nhận được thông báo yêu cầu họ tham gia phòng nhóm. Họ sẽ chọn tham gia phòng (Sự tham gia trên thiết bị di động của bạn) trước khi được chuyển đến phòng của bạn.

1. lựa chọn Lựa chọn khác ở đầu cửa sổ phòng nhóm, sau đó chọn cài đặt phòng.

1. Chuyển đổi công tắc bên cạnh chức năng Tự động di chuyển người để mở phòng tắt”.

Những người tham dự cuộc họp có thể tìm hiểu thêm về cách tham gia và truy cập phòng nhóm tại đây: Tham gia phòng nhóm trong cuộc họp Teams.

Cho phép người tham gia trở lại phòng họp chính

Theo mặc định, chế độ cài đặt này bị tắt. Bật tính năng này cho phép người tham dự rời khỏi phòng nhóm và quay lại cuộc họp ban đầu để tham gia thảo luận với những người khác.

1. lựa chọn Lựa chọn khác ở đầu cửa sổ phòng nhóm, sau đó chọn cài đặt phòng.
2. Chuyển đổi công tắc bên cạnh chức năng người tham gia có thể trở lại phòng họp chính thành “Bật”.

Di chuyển người đến một phòng được nhóm khác

Các thành viên có thể được di chuyển khi một phòng được nhóm mở hoặc đóng.

1. Mở rộng danh sách những người tham gia trong một phòng được nhóm.
2. Chọn hộp bên cạnh tên của người đó.
3. lựa chọn chấmrồi chọn phòng nhóm mà bạn muốn chuyển người đó đến.

Phòng chờ – phòng nhóm bổ sung

• lựa chọn Thêm phòng trong cửa sổ phòng nhóm.

Xóa một phòng được chia thành một nhóm

• Chỉ vào một phòng, chọn Lựa chọn khác sau đó chọn dọn phòng.

Tạo lại phòng nhóm từ đầu

Trong cuộc họp, bạn có thể quay lại phần bắt đầu của quy trình tạo phòng nhóm để thay đổi cấu hình nhiệm vụ và phòng họp.

1. lựa chọn Lựa chọn khác ở đầu cửa sổ phòng nhóm, sau đó chọn Tạo lại căn phòng.
2. Làm theo các bước trên để tạo một phòng được nhóm mới và chỉ định mọi người cho các phòng.

Trên đây là hướng dẫn nhanh cách sử dụng Break Rooms để chia phòng thành các nhóm trong Microsoft Teams, hi vọng sẽ giúp bạn có được trải nghiệm Teams tốt hơn.

Ghi chú. Chỉ những người tổ chức cuộc họp trên phiên bản Teams dành cho máy tính để bàn (Windows và Mac) mới có thể tạo và quản lý các phòng nhóm.

Nguyễn Nam