Những thủ thuật Excel hay dành cho dân văn phòng – Cẩm nang Dạy học

1. Các phím tắt thông dụng trong Excel

Phím tắt trong ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích giúp người dùng thao tác nhanh hơn. Dưới đây là một số phím tắt phổ biến nhất trong Excel.

2. Vẽ hình vuông và hình bầu dục bên trong lồng

Khi sử dụng tính năng vẽ hình của Excel, bạn sẽ thấy hình sẽ không nằm trong vùng ô nào trên trang tính. Để giữ ảnh trong một ô, vẽ và giữ phím Alt sẽ khiến ảnh di chuyển theo từng ô khi bạn kéo bằng chuột.

Bạn Đang Xem: Những thủ thuật Excel hay dành cho dân văn phòng – Cẩm nang Dạy học

3. Thủ thuật Excel – Sao chép công thức

Khi bạn sử dụng một công thức tính toán nào đó ở ô bên trên và muốn sao chép xuống ô bên dưới, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl – DỄ DÀNG hoàn thành.

4. Định hướng con trỏ khi nhấn Enter

Trong Excel, khi bạn nhập dữ liệu cho một ô thì con trỏ sẽ nằm trong ô đó và bạn nhấn Enter thì nó sẽ di chuyển sang một ô khác. Nhưng có thể bạn muốn nó di chuyển sang trái, phải hoặc lên trên. Để thực hiện việc này, trong hộp thoại Tùy chọn, chọn menu Tệp/Tùy chọn, chọn Nâng cao và chọn Sau khi nhấn Enter, di chuyển vùng chọn > Bấm chọn Phương hướng và chọn hướng di chuyển con trỏ

5. Thủ thuật Excel – Cập nhật công thức

Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng loạt công thức vào các hàng bên dưới nếu không có dữ liệu trong các hàng bên dưới.

Sau khi bạn đã nhập dữ liệu và công thức, hãy nhấp vào Ctrl+D để sao chép công thức sang dòng tiếp theo. Bạn chỉ cần nhấn 3 lần vì vậy sao chép cho 3 dòng tiếp theo dừng lại. Bạn có thể chắc chắn rằng bây giờ khi bạn nhập dữ liệu vào các hàng tiếp theo, Excel sẽ đủ thông minh để tiếp tục sao chép các công thức ở hàng trên cùng khi bạn nhập dữ liệu.

6. Vô hiệu hóa công thức chỉnh sửa trong ô

Trong Excel, nhấp đúp vào một ô có nghĩa là ô đó đang ở chế độ chỉnh sửa. Nếu bạn tắt chỉnh sửa ô trực tiếp, thì bấm đúp vào ô chứa công thức sẽ cho phép bạn chọn các ô sử dụng công thức đó, ngay cả khi chúng nằm trên một trang tính khác. Để tắt chỉnh sửa trực tiếp trong một ô, hãy chọn Tệp > Tùy chọn. trong hộp thoại Options bạn chọn Nâng caobỏ chọn Cho phép chỉnh sửa trực tiếp trong ô. Khi bạn bỏ chọn hộp này, bạn sẽ chỉ có thể chỉnh sửa nội dung của ô đó trong thanh công thức. Để thực hiện việc này, hãy chọn một ô, bấm vào thanh công thức hoặc bấm .

7. Thủ thuật Excel – Hiển thị nhiều hàng trong 1 ô

Khi bạn nhập một số dữ liệu vào một ô và bạn muốn dữ liệu đó thẳng hàng trong ô đó (tức là có 2 hàng trong ô đó), bạn có 2 cách để thực hiện:

• Nếu bạn muốn ngắt dòng, hãy nhấn Alt-Enter
• Trên ruy-băng Trang đầu, bấm Ngắt dòng văn bản để nhập dấu ngắt dòng trong cùng một ô.

8. Tạo ghi chú (Note) hoặc bình luận (Comment) cho ô tính

• Để tạo ghi chú cho ô bạn chỉ cần click chuột phải vào ô muốn tạo ghi chú > + Ghi chú mới

• Để tạo chú thích cho một ô, hãy nhấp vào ô bạn muốn chèn > Chọn Bình luận ở trên Ruy-băng > Chọn Mới, sau đó nhập nhận xét. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào ô bạn muốn nhận xét và chọn + Bình luận mới

9. Thủ thuật Excel – Chỉnh sửa hoặc xóa nội dung ghi chú

Sau khi đã tạo ghi chú (note) cho một ô cụ thể, bây giờ bạn muốn chỉnh sửa nội dung ghi chú đó, click chuột phải vào ô đó, chọn Chỉnh sửa ghi chú Để chỉnh sửa thông tin, chọn Xóa ghi chú xóa ghi chú

10. Thủ thuật Excel – Ẩn và Hiện Ghi chú

Xem Thêm : Người dùng có đang ảo tưởng về sự thay thế của tablet cho PC

Nếu bạn muốn ẩn ghi chú cho một ô bị ẩn, hãy bấm chuột phải vào ô đó, rồi chọn Hiện/Ẩn Ghi chú.

11. Ẩn nội dung ô

Để ẩn nội dung trong một ô cụ thể, chọn ô bạn muốn ẩn, nhấp chuột phải và chọn Định dạng – ô sau đó chọn “Tùy chỉnh” trong danh sách “Danh mục” và trong trường “Loại” nhập 3 dấu chấm phẩy ;;; sau đó chọn VÂNG.

12. Định dạng phần trăm ( %) cho dữ liệu trong một ô.

Khi nhập tỷ lệ phần trăm ( % ) vào một ô, chỉ cần nhập số thập phân và phần thập phân sẽ tự xác định cho ô đó. Ví dụ: nếu bạn nhập 20, nó sẽ được chuyển thành 20% và khi bạn nhập .2, nó cũng sẽ được chuyển thành 20%. Để thực hiện việc này, tô sáng ô và nhấp chuột phải để chọn Định dạng ô…. Một cửa sổ sẽ xuất hiện, chọn tab có tên Sốsau đó chọn Phần trăm và bấm OK. Hoặc bạn có thể nhấp vào phím tắt Ctrl+Shift+5

13. Ẩn, hiện cột, hàng theo nhóm.

Nếu muốn ẩn cột, hàng trong Excel, bạn dùng chuột quét và chọn vị trí cột, hàng muốn ẩn rồi nhấn tổ hợp phím mũi tên phải Alt Shift. Khi đó một hộp thoại hiện ra hỏi bạn là cột hay hàng, hãy chọn và nhấn OK. Lúc này trong workbook sẽ xuất hiện thêm một bảng hiển thị các nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm này các bạn nhấn vào dấu trừ, khi nó hiện ra các bạn nhấn vào dấu cộng.

14. Chuyển hàng thành cột hoặc ngược lại

Nếu bạn có một trang tính có dữ liệu trong các cột mà bạn cần xoay để xây dựng lại thành các hàng, hãy sử dụng hoán vị . Với ứng dụng này, bạn có thể chuyển đổi dữ liệu từ cột sang hàng hoặc ngược lại một cách nhanh chóng.

Ví dụ: nếu dữ liệu của bạn trông như thế này, với không gian bán lẻ trong các cột và tiêu đề phần tư ở bên trái:

đặc thù hoán vị sẽ sắp xếp lại bảng để các phần tư xuất hiện trong tiêu đề cột và khu vực bán hàng có thể được nhìn thấy ở bên trái, như sau:

Đây là cách thực hiện:

1. Chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn sắp xếp lại, bao gồm mọi nhãn hàng hoặc cột, rồi bấm ctrl +. Ghi chú: Đảm bảo rằng bạn sao chép dữ liệu cho việc này vì với lệnh Cắt tỉa hoặc Ctrl + X sẽ không làm việc.
2. Chọn một vị trí mới trên trang tính nơi bạn muốn chèn bảng hoán đổi, đảm bảo có đủ không gian để chèn dữ liệu của bạn. Bảng mới mà bạn chèn vào đó sẽ ghi đè hoàn toàn dữ liệu/định dạng hiện có.

   Bấm chuột phải vào ô trên cùng bên trái của vị trí mà bạn muốn dán bảng hoán đổi, rồi chọn chuyển vị .

3. Sau khi xoay vòng dữ liệu thành công, bạn có thể bỏ bảng ban đầu và dữ liệu trong bảng mới sẽ vẫn còn nguyên vẹn.

15. Tạo tiêu đề cho nhiều sheet cùng lúc

Xem Thêm : Giới thiệu bộ kĩ năng và hướng lên đồ cho Rafaela – Mobile Legends (Bang Bang)

Có nhiều sheet trong Workbook của bạn và bạn muốn tạo một sheet như vậy với cùng tiêu đề cho mỗi sheet, bạn chỉ cần thực hiện một lần: nhấp chuột phải vào tab để chọn sheet, trong menu con mở ra, chọn “Select All Trang tính”. Bạn đặt tiêu đề trên trang tính đầu tiên, có thể là văn bản, hình ảnh, v.v., sau đó nhấp chuột phải vào tab của trang tính đang hoạt động và chọn Ungroup Sheets từ menu phụ. Tiêu đề sẽ xuất hiện trên tất cả các trang tính của sổ làm việc.

16. Thủ thuật Excel – Liên kết dữ liệu Excel và Word

Tài liệu bạn đang làm việc trong Excel phải có một số nội dung giống với tài liệu bạn đang chỉnh sửa trong Word. Bạn muốn văn bản Word và Excel thay đổi cùng lúc khi bạn thay đổi, chỉnh sửa nội dung. Bạn làm như sau:

Chọn văn bản bạn muốn sao chép từ Word và sao chép nó.

Khởi chạy Excel, chọn vị trí muốn dán văn bản, nhấp chuột phải và chọn chèn đặc biệt

Trong hộp thoại chèn đặc biệt xuất hiện, chọn Chèn liên kết và chọn Đối tượng tài liệu Microsoft Word từ danh sách, sau đó bấm OK.

Trên đây là một số thủ thuật làm việc với Excel mà mình nghĩ ai làm văn phòng cũng nên biết. Chúc các bạn sử dụng được những thủ thuật excel hữu ích trong công việc của mình.

Để được trợ giúp thêm: Thủ thuật Excel – Kết nối cơ sở dữ liệu để lấy dữ liệu từ SQL

Billy Nguyễn